醫藥流通倉儲需要注意的問(wèn)題

一、 醫藥流通行業(yè)倉儲管理初探

　　藥品作為特殊商品，關(guān)系到人民的生命安全，國家對其有相當嚴格的法律法規的規定，無(wú)論是醫藥生產(chǎn)企業(yè)必須執行的GMP管理標準，還是醫藥流通企業(yè)必須遵守的GSP管理標準，對藥品的倉儲管理都提出了相當高的要求。

　　隨著(zhù)我國農村藥品市場(chǎng)逐步被開(kāi)發(fā)，我國醫藥行業(yè)在今后相當長(cháng)一個(gè)時(shí)期內將繼續保持快速增長(cháng)的趨勢。有數據顯示，2010年中國的醫藥市場(chǎng)價(jià)值將達到600億美元，并在2020年達到1200億美元，超過(guò)美國成為全球第一大醫藥消費國。但是另一方面，我國醫藥流通行業(yè)也面臨著(zhù)許多不利因素。如我國的水、電、煤、蒸汽等生產(chǎn)要素仍然處于較高水平，醫藥工業(yè)的生產(chǎn)成本仍然在持續增長(cháng)，僅2005年我國醫藥生產(chǎn)、銷(xiāo)售成本比上年同期提高近8.5個(gè)百分點(diǎn)；由于我國藥品行業(yè)在生產(chǎn)環(huán)節的整體科技水平就不高，造成目前我國醫藥市場(chǎng)上藥品的同質(zhì)競爭相當激烈，這一現象在相當長(cháng)的時(shí)間內將繼續存在；我國藥品行業(yè)面臨著(zhù)普遍降價(jià)的壓力；我國藥品以低附加值生產(chǎn)為主，利潤空間持續降低等等。以上種種，都說(shuō)明盡快提升我國醫藥流通行業(yè)的物流水平，做好藥品的倉儲管理對我國醫藥行業(yè)的發(fā)展有極其重要的意義。

　　醫藥流通行業(yè)的倉儲管理，主要是指以藥品的出入庫流程為主軸、在庫藥品的GSP管理與養護為核心的物流管理模式。

　　藥品的倉儲管理，一般包括藥品的入庫驗收、在庫存儲、藥品養護、分單打印、出庫揀貨、藥品拼箱復核、批號調整等主要作業(yè)。由于藥品的特殊性質(zhì)及國家對藥品的批號控制相當嚴格，醫藥流通行業(yè)的銷(xiāo)售訂單中小單據比較多等特點(diǎn)，因此藥品的倉儲管理不但要求作業(yè)精細，而且也需要有較高水平的信息化系統支持。對于疫苗、人血白蛋白等冷藏品、串味藥品、危險藥品、精神藥品還要專(zhuān)人開(kāi)票、專(zhuān)人保管與發(fā)貨復核，總體而言醫藥流通行業(yè)的倉儲員工整體素質(zhì)應該較高。

二、 醫藥流通行業(yè)倉儲管理的難點(diǎn)

　　2.1 藥品是特殊商品，國家法律法規要求嚴格

　　藥品的質(zhì)量是關(guān)系到人民群眾生命的，因此國家在藥品行業(yè)的監管一直是逐步加強的趨勢。最直接的是，GMP、GSP標準分別作為醫藥生產(chǎn)企業(yè)、醫藥流通企業(yè)的準入標準起到了凈化整個(gè)醫藥行業(yè)的作用�？陀^(guān)上講，這兩套標準對保障人民群眾的生命健康貢獻巨大，但也對企業(yè)的管理提出了更高的要求。

　　對醫藥流通企業(yè)而言，涉及GSP認證的檢查項目共132項，其中關(guān)鍵項目就有37項，每年的GSP檢查成為醫藥流通企業(yè)的一次大考。

　　GSP標準對庫房面積、設備設施、管理制度等方面都提出了具體而明確的要求，對于GSP檢查不合格的企業(yè)，國家采取一票否決制，不允許進(jìn)入醫藥行業(yè)。例如，GSP標準在硬件方面要求“企業(yè)應按經(jīng)營(yíng)規模設置相應的倉庫，其面積（為建筑面積）大型企業(yè)不應低于1500平方米，中型企業(yè)不應低于1000平方米，小型企業(yè)不應低于500平方米；企業(yè)有適宜藥品分類(lèi)保管和符合藥品存儲要求的庫房。其中常溫庫為0—30攝氏度；陰涼庫溫度不高于20攝氏度；冷庫溫度為0—10攝氏度；各庫房相對濕度應保持在45%—75%之間”。從上述條款可以看出，進(jìn)入醫藥流通行業(yè)必須有一定實(shí)力作為基礎。另外，GSP標準對醫藥流通企業(yè)倉庫的現場(chǎng)管理也提出了“三色六區”、藥品近效期掛黃牌等具體要求。

　　2.2 藥品批號控制嚴格，管理難度大

　　藥品與其他商品在管理上有處很大的不同，就在于同一種藥品有多種批號，而國家對藥品的批號控制相當嚴格，要求藥品經(jīng)營(yíng)企業(yè)能準確掌握每一批號藥品的進(jìn)銷(xiāo)存。

　　一家年銷(xiāo)售額在4億元左右的藥品流通企業(yè)經(jīng)營(yíng)的藥品大概有5千種左右，而算上同一種藥品不同批號的情況則能達到7—9千種品規，每一種批號的藥品必須按照不同的藥品進(jìn)行存儲管理，這是藥品倉儲管理難度所在。

　　由于醫藥行業(yè)的經(jīng)營(yíng)特性，對同一家藥品流通企業(yè)而言，同一種藥品每批次的進(jìn)價(jià)也可能不一樣。如果企業(yè)要對藥品的價(jià)格實(shí)行批次管理，那么就必須要強大的倉儲管理軟件才能支持。就筆者的了解，南京西構科技有限公司開(kāi)發(fā)的“LINK11供應鏈管理系統”有特色版本實(shí)現了該需求，運轉也比較符合企業(yè)的實(shí)際。

　　2.3 藥品的質(zhì)量管理要求作業(yè)規范

　　醫藥流通行業(yè)倉儲管理的重中之重就質(zhì)量管理。在庫藥品的質(zhì)量管理，主要集中在藥品倉儲作業(yè)的規范性操作，藥品的養護工作，庫內空調、溫濕度儀器的使用并記錄等。

　　由于GSP對醫藥倉儲管理有明確詳細的管理規定，藥品從進(jìn)入庫房到離開(kāi)庫房的規范性操作是質(zhì)量管理的日常體現。按照規定，藥品從卸下送貨車(chē)進(jìn)入庫房等待驗收一直到揀貨復核離開(kāi)庫房，都不允許接觸地面，這就要求企業(yè)需要配備足夠的托盤(pán)、貨架等設施，需要作業(yè)人員不能單純考慮作業(yè)便利性而犧牲作業(yè)質(zhì)量。這就要求醫藥倉儲管理比其他行業(yè)的倉儲管理需要花費更多的時(shí)間、精力來(lái)抓作業(yè)的規范性。

　　2.4 醫藥物流人才短缺是醫藥倉儲管理的痛楚

　　藥品的倉儲管理，涉及到質(zhì)量、物流、信息化、人事、財務(wù)等諸多方面，對人才的要求相當高。

　　作為醫藥倉庫，其管理人員必須掌握藥品的質(zhì)量、養護知識，要能對在庫藥品的質(zhì)量狀態(tài)進(jìn)行監控，能與驗收養護人員進(jìn)行完全的配合并開(kāi)展工作。一般上規模的醫藥倉庫普遍實(shí)現了信息化管理，這就要求操作人員會(huì )使用信息系統，管理人員精通，能夠通過(guò)系統準確反映庫房管理的實(shí)際，保證財務(wù)帳與商品帳的平衡。我國醫藥倉庫總體上還處于人力作業(yè)為主的水平，協(xié)調一線(xiàn)人員的人事關(guān)系是現場(chǎng)管理人員的日常工作。如筆者兼任物流總監的某家醫藥物流中心，有員工一百三十多人，日出銷(xiāo)售訂單量在800至1000張之間，如果管理人員沒(méi)有充分的人員管理經(jīng)驗，可能就無(wú)法開(kāi)展好藥品倉庫的日常工作。

　　問(wèn)題是，現在我國既懂醫藥又懂物流的管理人員太少。根據2005年國內幾大知名網(wǎng)站發(fā)布的職場(chǎng)數據顯示：醫藥物流人才已經(jīng)是職場(chǎng)當中三大最緊俏的人才之一。根據我國醫藥流通企業(yè)發(fā)展概況的最新調查表明，我國合格的醫藥物流人才還缺40000余人。而有資料顯示，2006年我國醫藥工業(yè)將繼續保持較快的增長(cháng)速度，預計2006年醫藥工業(yè)總產(chǎn)值同比增幅保持在20％左右水平，人才培養與市場(chǎng)需求之間的不匹配意味著(zhù)醫藥物流人才緊缺的矛盾仍將在相當長(cháng)的一段時(shí)間內難以緩解。

三、 如何做好醫藥流通行業(yè)的倉儲管理

　　3.1 實(shí)行“整零分開(kāi)”，明確整散件庫區人員的工作責任

　　對于上了一定規模的每日中小客戶(hù)銷(xiāo)售訂單量占當日銷(xiāo)售訂單總量40%以上的醫藥流通企業(yè)，就應該在倉庫實(shí)行藥品存儲的“整零分開(kāi)”。

　　藥品的整零分開(kāi)，是指凡是整件箱（未拆過(guò)箱）藥品存儲在整件庫，凡是零頭藥品（已經(jīng)拆箱）都放在專(zhuān)屬的散件庫區。整散件藥品庫區都有專(zhuān)職的保管員、發(fā)貨員、復核員，互不串崗，只從事各自庫區內的藥品的保管、揀貨發(fā)放、出庫復核工作。

　　實(shí)行整零分開(kāi)，必須對藥品進(jìn)行合理的劑型劃分，既要滿(mǎn)足GSP管理要求，更要適當平衡散庫區發(fā)貨員的工作量。一般而言，每個(gè)散貨發(fā)火員管理藥品不要超過(guò)400個(gè)品規。實(shí)行整零分開(kāi)后，最大的好處是可以明確藥品的責任人，能有效減少藥品發(fā)貨的差錯率，能實(shí)現快速盤(pán)點(diǎn)，并且在整件庫配合使用重型整貨架可以有效提高庫房的空間利用率，對藥品的倉儲管理有極大好處。

　　3.2 選擇適合的信息化系統，最大限度的支持業(yè)務(wù)流程

　　醫藥流通企業(yè)的信息化系統，必須支持藥品的GSP管理，支持對大量數據的查詢(xún)與統計工作。由于藥品的存儲是按照一定劑型的標準劃分的，如果倉庫實(shí)現了整零分開(kāi)，系統需要打印從整件庫到散件庫的移庫單（也就是補貨單）和出庫單。一般而言，對于這類(lèi)倉庫，建議配置高速打印機，集中打印單據，由專(zhuān)人將單據分配到各整散件庫區并進(jìn)行揀貨作業(yè)。整零分開(kāi)后的倉庫，信息系統尤其要支持對散件庫區的藥品的補貨作業(yè)，規則計算不當極有可能造成員工每日的工作量劇增。

　　如果信息系統功能再強大一些，可以針對藥品的價(jià)格提供“批次管理”的功能，針對每一批次的藥品，針對其不同價(jià)格要求銷(xiāo)售開(kāi)票員在不同的開(kāi)票價(jià)格范圍內進(jìn)行銷(xiāo)售。根據企業(yè)的銷(xiāo)售習慣，應給保管員提供類(lèi)似“庫存批次鎖定”的功能，對有多個(gè)批號的藥品保管員可以選擇其中的幾個(gè)批號進(jìn)行庫存鎖定操作。對已鎖定批號的藥品，開(kāi)票員可以看見(jiàn)但卻無(wú)法銷(xiāo)售，這樣充分可以保證倉庫內無(wú)積壓的零頭藥品，避免庫存損失。

　　信息系統的選擇，一定要以企業(yè)的銷(xiāo)售結構、作業(yè)的實(shí)際情況為準，不能一味地追求所謂的最先進(jìn)、最完善。

　　3.3 加強制度建設，堅持GSP管理條款

　　客觀(guān)地講，我國倉儲行業(yè)普遍以體力勞動(dòng)為主，甚至蘇北、西部省份等地區的醫藥倉庫，臨時(shí)工占了庫房工作人員的很大比例，工作人員整體上素質(zhì)比較低，這就要求我們的醫藥倉儲者更要加強制度建設，以制度來(lái)規范倉庫的日常管理。

　　一般而言，凡是通過(guò)國家GSP認證的醫藥企業(yè)，都是有條件完全按照GSP要求來(lái)作業(yè)的，只是不少企業(yè)站在成本與作業(yè)便利性的角度考慮在管理上進(jìn)行了“偷工減料”。對此，醫藥行業(yè)的倉儲管理人員應將重點(diǎn)放在藥品的劑型劃分與貨位維護上，用制度來(lái)落實(shí)日常的移庫管理、報損溢管理、出入庫管理、藥品養護管理、發(fā)貨復核管理等工作。

　　就目前我國醫藥倉儲行業(yè)從業(yè)人員整體素質(zhì)偏低這個(gè)現狀而言，在日常管理中盡可能避免“人治”是現在許多企業(yè)的當務(wù)之急。

　　3.4 加強員工的現場(chǎng)培訓，提高作業(yè)技能

　　針對我國醫藥倉庫大多還是以人力作業(yè)為主的現狀，加強員工的現場(chǎng)培訓是很有必要的。對卸貨工、發(fā)貨員、保管員、復核員，應該由精通GSP管理標準的質(zhì)量主管定期對其進(jìn)行現場(chǎng)作業(yè)的抽查與培訓。

　　對一線(xiàn)作業(yè)人員的培訓，時(shí)間不需要長(cháng)，每日上班前花二十分鐘對人員進(jìn)行分庫區、分崗位培訓，將培訓與制度的執行、績(jì)效的考核結合起來(lái)是很有效的。筆者曾兼任某上市醫藥集團一個(gè)物流中心的物流總監，倉庫有員工近百人，日銷(xiāo)售量在180萬(wàn)—240萬(wàn)之間（散件為主），對員工的現場(chǎng)培訓是物流中心管理人員的日常工作之一。筆者經(jīng)驗顯示，經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管對整散件發(fā)貨員每日進(jìn)行現場(chǎng)跟蹤培訓與抽查后，員工作業(yè)的責任心大大提高，發(fā)貨差錯也明顯降低。